Accord de traitement des données

Cet accord est conclu entre l'étude notariale abonnée au Service (le responsable du traitement) et NotaDraft (le sous-traitant). Il fait partie des conditions générales et s'applique dès la souscription de l'abonnement. Une version signée peut être fournie sur demande à contact@notadraft.com.

Il encadre les traitements de données à caractère personnel que NotaDraft réalise pour le compte de l'étude afin de lui fournir le Service.

• Finalité : préparer, pour l'étude, des projets d'actes notariés à partir des pièces de ses dossiers, et créer ses modèles d'actes.
• Opérations : hébergement des pièces, lecture automatique de leur contenu, vérifications de cohérence, rédaction du projet d'acte, conversion des actes déposés en modèles, suppression.
• Personnes concernées : les clients de l'étude et les parties aux actes (vendeurs, acquéreurs, bailleurs, locataires, mandants et mandataires, gérants et associés de sociétés), les autres personnes citées dans les pièces, et les Utilisateurs de l'étude.
• Données : identité (nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, nationalité, photo des pièces d'identité), numéros d'identification (NIN, numéros de CNI, de passeport et d'acte de naissance), adresses, état civil, données relatives aux biens (actes de propriété, livret foncier, désignation), procurations, données de société (registre du commerce, statuts, NIF, NIS, associés), assurances, situation fiscale, montants (prix, loyers).
• Durée : les scans sont supprimés dès que l'acte est généré ; le projet d'acte, à la fermeture du dossier et au plus tard 24 heures après ; l'acte déposé pour créer un modèle, dès que le modèle est validé ou abandonné ; les modèles et les réglages, à la demande de l'étude ou à la fin de l'abonnement.

Le Service ne cherche pas à traiter de données sensibles au sens de l'article 18 de la loi 18-07. L'étude ne charge que les pièces nécessaires au dossier.

NotaDraft traite les données uniquement sur instruction de l'étude : l'utilisation du Service par ses Utilisateurs, et les demandes écrites de l'étude, constituent ces instructions. NotaDraft n'utilise pas les données à d'autres fins : ni pour entraîner une intelligence artificielle, ni pour de la publicité, ni pour les céder à quiconque. Si une instruction lui paraît contraire à la loi, NotaDraft en informe l'étude.

Les personnes qui, chez NotaDraft, peuvent accéder aux données y sont autorisées pour les besoins de leur mission uniquement, et sont tenues au secret professionnel, y compris après la fin de leurs fonctions (loi 18-07, art. 40).

NotaDraft met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées aux risques et à la nature des données (loi 18-07, art. 38), notamment : communications chiffrées (HTTPS), mots de passe enregistrés sous forme chiffrée irréversible, séparation des données de chaque étude, suppression des scans dès que l'acte est généré, accès restreint aux serveurs, et journal des accès aux comptes.

NotaDraft fait appel aux sous-traitants ultérieurs listés en fin d'accord, et les soumet par contrat aux mêmes obligations. NotaDraft informe l'étude par e-mail au moins 30 jours avant d'en ajouter ou d'en remplacer un ; l'étude peut s'y opposer et, à défaut d'accord, résilier son abonnement sans frais.

Les données sont hébergées et traitées exclusivement en Algérie, y compris la lecture automatique des pièces. NotaDraft ne transfère aucune donnée à l'étranger.

• NotaDraft aide l'étude à répondre aux personnes qui exercent leurs droits, notamment dans le délai de 10 jours prévu pour la rectification (loi 18-07, art. 35), et lui transmet sans délai toute demande reçue directement.
• NotaDraft fournit à l'étude les informations utiles à ses propres formalités auprès de l'ANPDP, et tient un registre des traitements effectués pour son compte.

En cas de violation de données touchant les données de l'étude (perte, accès non autorisé, divulgation), NotaDraft prévient l'étude dans les 48 heures après en avoir eu connaissance, avec les informations disponibles : nature de la violation, données et personnes concernées, conséquences probables et mesures prises. NotaDraft complète ces informations au fil de l'enquête et aide l'étude dans ses démarches.

Avant la fin de l'abonnement, l'administrateur peut télécharger les modèles d'actes de l'étude. Ensuite, NotaDraft supprime toutes les données de l'étude sous 30 jours, et de ses sauvegardes sous 60 jours, et le confirme par écrit sur demande. Les obligations de confidentialité continuent de s'appliquer après la fin du contrat.

NotaDraft met à la disposition de l'étude les informations nécessaires pour démontrer le respect de cet accord. L'étude peut faire réaliser un audit, une fois par an, par elle-même ou par un auditeur tenu au secret, en prévenant NotaDraft au moins 30 jours à l'avance ; les frais de l'audit sont à sa charge. NotaDraft se soumet aux contrôles de l'ANPDP.

En tant que responsable du traitement, l'étude s'assure de la licéité du traitement des données de ses clients, accomplit ses propres formalités auprès de l'ANPDP, informe ses clients, ne charge que les pièces nécessaires, et veille à ce que seules les personnes autorisées utilisent ses comptes.

• Hébergement des serveurs et des données : un hébergeur établi en Algérie, dont le nom est communiqué à l'étude sur demande.

La lecture des pièces est assurée par un modèle d'intelligence artificielle hébergé sur nos propres serveurs : aucun prestataire d'intelligence artificielle ne reçoit les données.